Wycieczkownia Travelpay - Jak to działa
System indywidualnych zapisów na wycieczki i płatności
W Biurze Podróży Wycieczkownia stawiamy na wygodę, bezpieczeństwo i przejrzystość na każdym etapie organizacji wyjazdu. Dlatego wdrożyliśmy system indywidualnych zapisów na wycieczki i płatności, który usprawnia cały proces i zapewnia pełną kontrolę nad formalnościami. Podstawowe zadanie tego systemu to zminimalizowanie formalności przy organizacji wycieczki po stronie nauczycieli, tak żeby organizacja wycieczki była przyjemnością, a nie problemem.
Dzięki platformie Wycieczkownia TravelPay każdy rodzic zawiera z nami indywidualną umowę online, otrzymuje komplet niezbędnych dokumentów na e-mail wraz z informacjami o płatności. To nowoczesne i bezpieczne rozwiązanie, które upraszcza cały proces zarówno rodzicom, jak i koordynatorom wycieczek.
Po otrzymaniu linku do zapisów rodzic wypełnia krótki formularz online, a następnie na adres e-mail otrzymuje umowę, program wycieczki, wymagane dokumenty oraz informacje o datach i kwotach płatności zaliczki i kolejnych rat. Wystarczy wykonać przelew i formalności są zakończone.
Korzyści dla nauczyciela (koordynatora)
Nauczyciel/koordynator otrzymuje dostęp do dedykowanego panelu Wycieczkownia TravelPay, który umożliwia podgląd:
- Listy zapisanych uczestników
- Statusu wpłat i rozliczeń
- Liczby pozostałych wolnych miejsc
Zero odpowiedzialności finansowej i prawnej szkoły za podpisaną umowę
Korzyści dla rodziców
- Szybki i intuicyjny proces zapisów online
- Komplet dokumentów dostępny od razu po zgłoszeniu
- Indywidualny numer rachunku bankowego dla każdego uczestnika
- Wygodne płatności online (BLIK, szybkie przelewy)
- Możliwość bezproblemowego otrzymania faktury za wyjazd
- Łatwiejsza, bezpośrednia komunikacja z organizatorem (np. w sprawie diety dziecka, bez pośrednictwa szkoły)
Błyskawiczne zapisy mobilne & płatności BLIK
Jak działa system? Wyjaśniamy krok po kroku
Uzgodnienie wycieczki ze szkołą
Najpierw standardowo rozmawiamy o wybranej ofercie, przygotowujemy jej finalny program, ustalamy datę itp. Po zaakceptowaniu oferty ze strony szkoły potrzebujemy krótkiego oświadczenia o zapewnieniu opieki pedagogicznej (trzeba je odesłać podpisane skanem lub zdjęciem, zobacz wzór oświadczenia).
Przekazanie linku do zapisów
Nauczyciel (koordynator) wycieczki otrzymuje od nas gotową wiadomość wraz z indywidualnym linkiem do zapisów. Wystarczy wysłać taką wiadomość do rodziców przez dziennik elektroniczny. Cała reszta odbywa się online za pośrednictwem platformy Wycieczkownia TravelPay, tam zapisują się uczestnicy.
Panel koordynatora
Nauczyciel (koordynator) otrzymuje dostęp do dedykowanego panelu, w którym może na bieżąco monitorować przebieg zapisów. System umożliwia sprawdzenie listy uczestników, statusu płatności oraz liczby zapisanych osób, dzięki czemu organizacja wyjazdu jest znacznie prostsza i bardziej przejrzysta.
Minimum obowiązków po stronie szkoły
Po udostępnieniu linku do zapisów większość formalności przejmujemy my. Rodzice samodzielnie uzupełniają dane uczestników, przekazują informacje dotyczące diety, zgłaszają potrzebę wystawienia faktury oraz dokonują płatności bezpośrednio do naszego biura. Dzięki temu koordynator nie musi zbierać dokumentów, prowadzić rozliczeń ani pośredniczyć w kontakcie z rodzicami.
Minimum formalności, maksimum wygody.