ABC organizacji wycieczki szkolnej

Opis procedury zakupu/rezerwacji wycieczki

Poniżej przesyłam ogólne informacje o tym, jak wygląda proces podpisania umowy i dalsze kroki, jeśli zdecydujecie się na naszą ofertę:

  1. Zawsze najpierw otrzymują Państwo od nas ofertę, jest to albo oferta bezpośrednio ze strony (link do oferty, w której również można sprawdzić cenę), albo indywidualnie przygotowany program, jeśli żadna z gotowych propozycji ze strony wycieczkownia.pl nie spełnia Państwa wymagań
  2. Następnie mają Państwo czas na przedstawienie tej oferty w szkole i sprawdzenie, czy są chętni na wyjazd, oraz ilu ich będzie
  3. Jeśli ostatecznie uda się zebrać grupę potencjalnych chętnych i potwierdzi się Wasza chęć wyjazdu, przystępujemy do kolejnego kroku
  4. Prosimy wtedy o kontakt e-mailowy i podanie w e-mailu następujących informacji:
    - potwierdzenie liczby osób (uczniów i opiekunów) chętnych na wyjazd, z dokładnością do 2-3 osób
    - podanie daty wyjazdu, która byłaby dla Was idealna oraz ewentualnych dat alternatywnych lub zakresu dat, które wchodzą w grę. Im więcej jest tych potencjalnych dat wyjazdu, tym większa szansa, że uda się wycieczkę zrealizować. Szukanie wolnych noclegów zaczynamy zawsze od tej daty, którą wskazujecie jako idealną, a jeśli nie jest ona możliwa, szukamy wśród podanych terminów alternatywnych
  5. Po otrzymaniu informacji wskazanych w punkcie 4 szukamy wolnych ośrodków noclegowych dla podanych terminów
  6. Jeśli uda się znaleźć wolny ośrodek noclegowy dla wybranego przez Klienta terminu, rezerwujemy te noclegi wstępnie na okres ok. 10-15 dni (w zależności od typu wycieczki i czasu który pozostał do potencjalnego wyjazdu)
  7. Wtedy w ciągu tych ok. 10-15 dni (w e-mailu zwrotnym do Klienta wskazujemy dokładnie, na jaki czas ta wstępna rezerwacja noclegu została zrobiona) mają Państwo możliwość podjęcia ostatecznej decyzji, zebrania zaliczki od grupy i podpisania umowy. Lub możecie bez żadnych zobowiązań na tym etapie zrezygnować z wyjazdu
  8. Zaliczka to zawsze ok. 30% wartości danej wycieczki (a w wypadku wycieczki samolotowej ustalona cena przelotu + 30% wartości wycieczki), uzgadniamy dokładnie tę sumę w trakcie ustaleń szczegółów wycieczki
  9. W momencie zebrania przez Państwa zaliczek od uczestników wycieczki, podpisujemy umowę (w formie skanu, żeby było szybko i sprawnie) i w wyznaczonym w umowie terminie wpłacają Państwo zaliczkę na wskazane w umowie konto. Po zaksięgowaniu tej wpłaty wycieczka jest oficjalnie potwierdzona
  10. Jeśli w rozmowach o wycieczce dojdziemy do etapu 9, czyli podpisania umowy, prześlemy Państwu szczegóły tego kroku, czyli informację, jakich danych potrzebujemy, żeby taką umowę przygotować

Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania:

Jakie terminy wycieczek są możliwe?

Działamy w ten sposób, że nie mamy z góry ustalonych terminów wycieczek. Z każdym klientem osobno ustalamy idealny dla niego termin i staramy się zrealizować daną wycieczkę właśnie w tym terminie. Jeśli nie jest to możliwe (np. brak noclegów), wtedy wskazujemy możliwe inne daty wycieczki.

Czy organizujemy wycieczki z całej Polski?

Tak, nie ma dla nas znaczenia, z jakiej części Polski jesteście, organizujemy wycieczki dla grup z całej Polski.

Jaka jest cena wycieczki?

Cenę każdej standardowej wycieczki autokarowej można sprawdzić na naszej stronie internetowej. Biuro Podróży Wycieczkownia jest jedynym biurem podróży w Polsce specjalizującym się w wycieczkach szkolnych, w którym w ciągu kilkunastu sekund można sprawdzić cenę dowolnej wycieczki autokarowej, dla wyjazdu z dowolnego miejsca w Polsce i dla różnej liczby uczestników. Wystarczy otworzyć program danej wycieczki i wybrać województwo wyjazdu, wtedy wyświetla się zawsze aktualna tabela cen wycieczki. Dla wycieczek samolotowych również można sprawdzić w ten sam sposób cenę samej wycieczki, a cenę przelotu musimy już ustalić indywidualnie dla każdego klienta.

Jaka jest wysokość zaliczki?

W wypadku wycieczki autokarowej jest to najczęściej 30% wartości danej wycieczki. W wypadku wycieczki samolotowej wysokość zaliczki ustalamy indywidualnie i jest ona zależna od ustalonej ceny przelotu.

Kto może podpisać umowę?

Umowę na wycieczkę szkolną może podpisać dyrektor/wicedyrektor szkoły, nauczyciel-kierownik wycieczki lub przedstawiciel rady rodziców. Nie ma w Polsce jednoznacznych przepisów w tej kwestii, najlepiej jednak jeśli umowę podpisuje przedstawiciel szkoły. Zdarzają się jednak również umowy podpisywane przez rodziców w imieniu szkoły. W tej kwestii jesteśmy elastyczni, dostosujemy się do zwyczajów panujących w Waszej szkole.

W jaki sposób podpisujemy umowę?

Umowa podpisywana jest w formie skanu (jedna strona). Wcześniej każdy klient dostaje na e-mail komplet dokumentów (umowa-zgłoszenie, program wycieczki, ogólne warunki uczestnictwa, ogólne warunki ubezpieczenia itp.), ale fizycznie podpisuje się tylko jedną stronę (umowę-zgłoszenie), żeby było szybko i sprawnie dla obu stron.

Czy możemy zobaczyć treść umowy?

Oczywiście, treść umowy nie jest żadnym sekretem, wzory umów i ogólnych warunków uczestnictwa można znaleźć tutaj https://wycieczkownia.pl/biuro-o-nas/ w zakładce „wzory umów”.

Czy nauczyciele płacą za wycieczkę i bilety wstępu?

Nauczyciele nie płacą ani za wycieczkę, ani za bilety wstępu

Czy dostaniemy fakturę na wpłatę lub faktury indywidualne dla rodziców? Tutaj mamy 2 opcje, opisane poniżej:

1) jeśli pieniądze przechodzą oficjalnie przez szkołę (przez budżet miejski, czyli organ prowadzący), wtedy wystawiamy fakturę z danymi organu prowadzącego i danymi szkoły, czyli nabywcy i odbiorcy. Przy wyborze tej opcji nie możemy później wystawić faktur indywidualnych dla rodziców, bo nie możemy wystawiać faktury dla rodzica, jeśli wystawiliśmy ją na organ prowadzący (nie można dwukrotnie wystawiać faktur na te same wpłaty),

2) w pozostałych wypadkach pieniądze wpływają przelewem na konto firmowe, a my odnotowujemy każdą płatność w naszej bazie danych przy odpowiednim numerze wycieczki. A na koniec każdego miesiąca rozliczamy się z podatków na podstawie raportu wpływów na konto firmowe. Czyli w tej drugiej opcji standardowo nie wystawiamy ani paragonu, ani faktury. Jednak na prośbę klienta w każdym momencie możemy przesłać bankowe potwierdzenie wpływu Waszej wpłaty na nasze konto, dowodzące że dana suma wpłynęła na nasze konto. Również w każdym momencie możemy wystawić fakturę indywidualną (np. na dane konkretnego nauczyciela czy przedstawiciela rodziców), zarówno na całą wpłaconą sumę, jak i faktury indywidualne dla pojedynczych rodziców (np. na potrzeby złożenia wniosku w zakładzie pracy o zwrot za wycieczkę dziecka).

Czy na fakturze indywidualnej dla rodzica może być zapis, że był to obóz młodzieżowy, kolonie, zimowisko itp.?

Na fakturze indywidualnej dla rodziców musi być prawda:) Czyli jeśli była to wycieczka szkolna w trakcie trwania roku szkolnego, nie możemy tam wpisać, że był to np. obóz letni czy zimowisko. Po prostu jest to niezgodne z prawdą, ani z przepisami (inne przepisy regulują wycieczki szkolne, a inne obozy letnie). Standardowa treść faktury indywidualnej dla rodzica wygląda następująco: realizacja usługi turystycznej, wycieczka szkolna „… nazwa programu wycieczki” w terminie …, uczestnik wycieczki: imię i nazwisko.

Czemu cena biletów wstępu podana jest w programie osobno, w sekcji „cena nie zawiera”?

Nie mamy wpływu na cenę biletów wstępu, dlatego zawsze są one podawane osobno. Za bilety wstępu odpowiadają zewnętrzne podmioty, które mogą w każdej chwili zmienić cenę danego wstępu, dlatego ten koszt zawsze jest osobno. Mogą oczywiście zdarzyć się wyjątki i przy podpisywaniu umowy wszystkie bilety wliczymy w ogólną cenę wycieczki, jest to za każdym razem ustalane indywidualnie z Klientem.

W jaki sposób opłacamy sumę za bilety wstępu?

Najczęściej pilot wycieczki zbiera kwotę pieniędzy przewidzianą na bilety wstępu w dniu wyjazdu w gotówce od wszystkich uczestników.

Czy organizujecie również wycieczki samolotowe?

Tak, organizujemy również wycieczki szkolne samolotem, ich oferta jest tutaj https://wycieczkownia.pl/wycieczki-szkolne-samolotem/

Czy w czasie wycieczki jest z nami przedstawiciel biura?

Tak, przez całą wycieczkę jest z Wami zawsze pilot wycieczki, czyli nasz przedstawiciel. Nie dotyczy to tylko wycieczek jednodniowych do Torunia, gdzie grupa dojeżdża sama, a na miejscu przez cały dzień opiekuje się Wami nasz miejscowy pilot-przewodnik.

Czy uczestnicy wycieczki są ubezpieczeni?

Tak, we wszystkich naszych wycieczkach koszt wycieczki jest już wliczony w cenę. W wypadku wycieczek po Polsce jest to ubezpieczenie NNW, w wypadku wycieczek zagranicznych ubezpieczenie KL (koszty leczenia), NNW i ubezpieczenie bagażu.

Jakie są koszty anulacji, jeśli np. jedna osoba się rozchoruje i nie będzie mogła pojechać na już opłaconą wycieczkę?

Do każdej takiej sprawy podchodzimy indywidualnie, ale generalnie działa tutaj zasada opisana w naszych ogólnych warunkach uczestnictwa, czyli „Koszty ponoszone przez Uczestnika w przypadku rezygnacji z przyczyn leżących po jego stronie, będą rozliczane indywidualnie na podstawie udokumentowanych rzeczywiście poniesionych przez Organizatora kosztów związanych z realizacją umowy”. Inaczej wygląda rezygnacja i jej koszty, jeśli ktoś wycofuje się z wycieczki np. trzy miesiące przed wyjazdem, a inaczej jeśli rezygnacja następuje dzień przed wyjazdem lub w dniu wyjazdu. Dlatego nie ma tu jednej zasady, jaki procent wpłaconej sumy będzie potrącony.

Czy respektujemy diety uczestników?

Staramy się zawsze dostosować do medycznie uzasadnionych potrzeb dietetycznych zgłaszanych przez naszych klientów. W zdecydowanej większości odwiedzanych miejsc nie ma żadnego problemu z dietami wegetariańskimi oraz innymi dietami uzasadnionymi medycznie (typu nietolerancja na dany składnik żywnościowy, celiakia itp.). W przypadku bardziej skomplikowanych diet wykluczających wspólnie ustalimy, czy dany ośrodek noclegowy/żywieniowy będzie w stanie spełnić wymagania danego Klienta.

Czy po podpisaniu umowy można zmienić liczbę osób?

W umowie zawsze podana jest minimalna liczba osób, dla której obowiązuje podana w umowie cena. Liczba osób zawsze może się zmniejszyć/zwiększyć, ale może się to wiązać ze zmianą ceny dla całej grupy. Zwiększenie i zmniejszenie liczby osób zawsze wymaga konsultacji z nami.

Czy po podpisaniu umowy i wpłacie zaliczki cena wycieczki może się zmienić?

Może, ale tylko jeśli zaistnieją przesłanki opisane w „Ustawa z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych”, jest to opisane w naszych ogólnych warunkach uczestnictwa, najważniejsze fragmenty dotyczące tej kwestii cytujemy poniżej:

Paragraf 2, punkt 8 „Biuro Podróży Wycieczkownia zastrzega sobie prawo podwyższenia ustalonej ceny imprezy, jednocześnie dając Klientowi prawo zmniejszenia tej ceny. Podwyższenie lub zmniejszenie ceny może być zastosowane wyłącznie w wypadku zmian kosztów paliwa lub innych środków zasilania, zmian wysokości podatków i opłat turystycznych (i podobnych), zmian kursów walut mających znaczenie dla danej imprezy turystycznej”

Paragraf 2, punkt 9 „Biuro Podróży Wycieczkownia zastrzega sobie prawo do jednostronnej nieznacznej zmiany warunków umowy (zmiana nie może przekroczyć 8% wartości umowy, zgodnie z art. 46 Ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych) i gwarantuje, że poinformuje podróżnego o zmianie w sposób jasny, zrozumiały i widoczny, na trwałym nośniku. Podwyższenie ceny imprezy turystycznej jest możliwe wyłącznie jako
bezpośredni skutek zmian kosztów paliwa lub innych środków zasilania, zmian wysokości podatków i opłat turystycznych (i podobnych), zmian kursów walut mających znaczenie dla danej imprezy turystycznej”.

Oczywiście zmianę cen na powyższych zasadach stosujemy tylko w wyjątkowych okolicznościach, generalnie bardzo rzadko zdarza się, żebyśmy zmieniali cenę wycieczki, chyba że jest to związane ze znaczną zmianą ilości osób (np. miało być 40 uczestników, a finalnie jedzie 32).

Czy programy wycieczek przedstawione na stronie można zmieniać?

Każdy program wycieczki z naszej strony może być zmieniony. Przedstawione na stronie propozycje (ponad 200 gotowych programów wycieczek) to są tylko nasze sugestie jak można zorganizować wycieczkę na danym kierunku i jakie miejsca warto zobaczyć. Ale w każdym wypadku możemy dostosować te programy do Waszych wymagań, lub stworzyć od zera program “szyty na miarę”. Jednocześnie programy wycieczek, które mogą Państwo znaleźć na naszej stronie to sprawdzone i przemyślane propozycje, więc najczęściej realizujemy właśnie te wycieczki, z drobnymi zmianami wprowadzanymi przez Klientów.