Wycieczki szkolne samolotowe - jak kalkulujemy cenę przelotów grupowych

Kupowanie biletów samolotowych dla grup na wycieczki szkolne. Wycieczki szkolne samolotowe bez tajemnic.

Jedną ze specjalizacji Biura Podróży Wycieczkownia są wycieczki szkolne samolotowe. Ich pełną ofertę można znaleźć tutaj. W podanych na naszej stronie programach wycieczek można znaleźć konkretne ich ceny dla różnej ilości osób w grupie. Ale w każdym wypadku jest również oznaczenie, że do ceny wycieczki należy doliczyć cenę biletów na samolot.
I te ceny podane są tylko w ogólnych ramach, gdyż cena biletów na samolot zależy od wielu czynników. Poniżej chcielibyśmy opisać jakie elementy wpływają na cenę biletów na samolot dla grup, oraz w jaki sposób obliczamy cenę przelotu, którą podajemy klientowi w momencie wysyłania oferty.

Lot prywatny, a lot grupowy

Pierwsza i najważniejsza rzecz jest następująca. Kiedy zastanawiają się Państwo nad datą wycieczki samolotowej i wstępnie szukają ofert i cen biletów na samolot, trzeba pamiętać, żeby nie sugerować się ceną jednego biletu dla danego przelotu. W tym sensie, że wchodząc na stronę np. Ryanair czy Wizzair i szukając cen lotów, nie należy zaznaczać, że leci jedna osoba, tak jak robimy to, szukając lotów prywatnych. W przypadku wszystkich linii lotniczych (tzw. tanich, jak i tradycyjnych przewoźników), co może być dla wielu zaskakujące, bilety grupowe są zawsze droższe, a czasami dużo droższe niż bilety kupowane dla pojedynczej osoby, nawet jeśli dzień wylotu, godzina i data są identyczne.
Poniżej przykład cen lotu w 1 stronę z Londynu do Warszawy, za pierwszym razem zaznaczona została 1 osoba (1 bilet), a za drugim grupa 25 osób (25 biletów).
Ceny dla 1 osoby (1 biletu) - 188 zł

Poniżej ten sam lot (ta sama godzina i dzień), ale z zaznaczeniem 25 osób (25 biletów) - cena 269 zł

Widzimy, że cena lotu różni się o 81 zł/osoba, a jest to tylko różnica w locie w jedną stronę, podobna lub większa różnica byłaby również w locie powrotnym. Jest to tylko lot przykładowy, zdarzają się loty, gdzie te różnice są jeszcze większe. Dodatkowo, im większa grupa, tym te różnice stają się wyraźniejsze.

Drugą bardzo ważną sprawą jest dodatkowa opłata za bagaż, nawet bagaż podręczny. Ceny wyświetlane na stronach tzw. “tanich” linii lotniczych od jakiegoś czasu nie zawierają ceny za bagaż podręczny (mała walizka, waga najczęściej do 10 kg). W cenach widocznych na stronach rezerwacji wliczona jest tylko malutka torebka (typu damskiej torebki na ramię czy torby na laptopa) i nic więcej. Nawet największy optymista i minimalista nie zapakuje się do takiej walizki na wycieczkę trwającą 4 czy 5 dni. Dlatego przy każdym przelocie wykupujemy dodatkowo grupie bagaż podręczny do 10 kg, który w zależności od lotu i linii lotniczej kosztuje ok. 100-140 zł/osoba za lot w dwie strony. I to jest opłata, o której również należy pamiętać sprawdzając cenę danego przelotu. A niestety nie widać jej na stronach linii lotniczych w momencie wyszukiwania cen, jest widoczna dopiero przy kolejnych krokach rezerwacji. I my, podając Państwu cenę danego lotu, już tą niewidoczną opłatę doliczamy. 

Podsumowując. kiedy sprawdzamy na życzenie klienta prawdopodobną cenę przelotu na danej trasie, już bierzemy pod uwagę 2 elementy opisane powyżej. Po pierwsze, od razu sprawdzamy cenę dla grupy, a nie pojedynczego biletu. Po drugie, doliczamy od razu opłatę za bagaż podręczny, tak żeby podawana klientowi kwota przelotu była zbliżona do realnej kwoty, jaką będzie trzeba po podpisaniu umowy za taki przelot zapłacić.

Co z biletami na samolot dla nauczycieli?

Jest jeszcze jeden element mający wpływ na cenę biletu w wypadku grup szkolnych. Nauczyciele jadący z grupą na wycieczkę są w pracy, więc z oczywistych względów nie kupują biletów na samolot ze swoich prywatnych pieniędzy. Koszt ich biletów na samolot jest więc rozkładany na resztę grupy. W praktyce działa to tak. Jeśli na wycieczkę leci np. 20 uczniów i 2 opiekunów, a nam po sprawdzeniu przelotów wyszło, że lot w 2 strony kosztowałby np. 600 zł/osoba, klientowi przekażemy informację, że lot dla jego grupy może kosztować ok. 660 zł. Skąd wynika ta różnica? Po prostu mnożymy cenę biletu (w tym wypadku 600 zł) razy ilość wszystkich uczestników wycieczki (uczniowie + opiekunowie, w tym przykładzie 22 osoby), a później dzielimy otrzymaną liczbę przez liczbę osób płacących za wycieczkę (w tym wypadku 20 uczniów), co w opisanej sytuacji daje nam wspomniane wyżej 660 zł/osoba. I taką sumę podalibyśmy klientowi chcącemu wybrać się z nami na szkolną wycieczkę samolotową. 

Opisujemy powyższe zasady, ponieważ klienci często pytają nas, czemu ceny przelotów które podajemy znacznie różnią się od tego, które oni widzą w systemie linii lotniczej. Wynika to właśnie z 3 przedstawionych powyżej czynników, czyli wyższej ceny dla grup niż dla osób indywidualnych, doliczenia do ceny bagażu podręcznego, i doliczenia do kosztów płaconych przez uczniów biletów dla opiekunów (nauczycieli). W ten sposób ceny które podajemy, są realnymi cenami za przelot grupowy na danej trasie, bez ukrytych kosztów i obiecywania, że da się za 200 zł grupowo polecieć do Londynu, Paryża czy Barcelony. Zorganizowaliśmy sporo tego typu wycieczek, więc wiemy, że takie ceny dla grup nie są możliwe. I dlatego przedstawiliśmy powyżej czynniki które wpływają na końcowy koszt przelotu, który przekazujemy naszym klientom.

Data lotu, a cena biletów na samolot

Oprócz elementów opisanych powyżej, niewątpliwie na cenę przelotów ma wpływ data wycieczki. Nie da się w precyzyjny sposób określić w którym miesiącu czy tygodniu bilety będą najtańsze. Cenami linii lotniczych rządzą skomplikowane algorytmy, więc dla każdej grupy i wyjazdu i tak trzeba sprawdzić ceny przelotów indywidualnie, porównując kilka dat zaproponowanych przez klienta. Ale na pewno można wyciągnąć jakieś ogólne wnioski.
Posłużmy się tutaj przykładem lotu linią Ryanair z Warszawy (Modlin) do Londynu (Stansted). Załóżmy, że lecimy w okolicach środka miesiąca, i mamy grupę 22 osób. W momencie pisania tego artykułu sprawdziliśmy ceny takiego grupowego przelotu dla różnych miesięcy. Wyniki są następujące (przybliżona cena za lot w 2 strony z bagażem podręcznym do 10 kg):

  • styczeń 450-500 zł/osoba
  • luty 480-550 zł/osoba
  • marzec 500-550 zł/osoba
  • kwiecień 650-750 zł
  • maj 650-750 zł
  • czerwiec 650-800 zł
  • lipiec 800-950 zł
  • sierpień 750-900 zł
  • wrzesień 650-750 zł
  • październik 550-650 zł
  • listopad 500-600 zł
  • grudzień 500-600 zł

Jak widać, różnice w cenach przelotów grupowych są dość wyraźne dla poszczególnych miesięcy. Czasami warto więc rozważyć wycieczkę w mniej "chodliwych" miesiącach, tak żeby mieć szanse na bilety na samolot w przystępnych cenach. Przywołany przykład pokazuje ceny lotów do Londynu. Jednak procentowe różnice w cenach dla poszczególnych miesięcy są bardzo zbliżone dla lotów w innych popularnych kierunkach, jak Paryż, Barcelona, Rzym czy Ateny. Zupełnie osobną kategorię cen obserwujemy w czasie tzw. "długich weekendów". Ceny w majówkę czy w przedłużony weekend czerwcowy są z zupełnie innej półki, i często cena biletów rośnie wtedy 2 albo nawet 3 razy w porównaniu z lotem z tego samego lotniska w tym samym kierunku tydzień wcześniej lub później.

Procedura zakupu biletów na wycieczkę

Zależy nam bardzo, żeby kupić Wasze bilety na samolot jak najtaniej. Nie jest to element wycieczki na którym zarabiamy. Po zakupie biletów pokazujemy Wam rachunek, więc realnie zapłacona przez nas cena nie będzie tajemnicą. Dlatego przy każdej wycieczce szukamy razem z Wami optymalnej daty przelotu, tak żeby koszt biletów był możliwie najniższy. I przez lata kupowania biletów dla grup na wycieczki samolotowe, wypracowaliśmy już pewną procedurę. Wygląda ona tak:

  1. wspólnie z klientem ustalamy optymalną datę lotu, taką, dla której ceny biletów będą najkorzystniejsze
  2. obliczamy cenę przelotu dla tej ustalonej daty stosując metody opisane wyżej
  3. na podstawie tych informacji, z każdą grupą ustalamy indywidualnie maksymalną cenę przelotu, którą zgadzają się zapłacić.
  4. ta maksymalna cena jest zawsze z lekką "górką"
  5. "górka" wynika z tego, że ceny biletów na samolot są ruchome, i ciężko podać jedną stałą cenę, i obiecać, że na pewno taka będzie
  6. A więc ta "górka" to taki bufor bezpieczeństwa na wypadek podwyżki ceny biletów
  7. przykładowo, jeśli z obliczeń ceny (opisanych powyżej), wyszło nam, że prawdopodobnie za bilet trzeba będzie zapłacić 500 zł/osoba, to proponujemy Wam wpisanie w umowę limitu w wysokości 600 zł/osoba
  8. dzięki temu, przy małej zmianie ceny przelotu nie musimy od nowa prosić grupę o dopłatę zaliczki, i sprawa zakupu biletów się nie przeciąga
  9. po wpłaceniu zaliczki, kupujemy bilety na samolot, a kilka tygodni/miesięcy później, grupa leci na fajną wycieczkę:)
  10. bardzo ważne, jeśli ostatecznie uda nam się kupić bilety na samolot w cenie niższej niż maksymalny zakładany limit, Wasze pieniądze nie przepadają!
  11. po prostu jeśli np. bilet na samolot uda się kupić o 50 zł taniej niż założona w umowie maksymalna cena, to o te 50 zł mniej będziecie mieli do zapłacenia przy drugiej wpłacie za wycieczkę, więc ta suma nie przepada
  12. jest to dokładnie opisane w umowie w ten sposób:

"Maksymalny zakładany koszt biletu na samolot jaki klient zgadza się zapłacić (średnia cena zakupu wszystkich biletów na lot w dwie strony z bagażem podręcznym, podzielona na … osoby płacące) to ….. zł/osoba. W momencie podpisania przez zamawiającego umowy i wpłynięcia na konto biura zaliczki, cena biletu samolotowego zostanie sprawdzona jeszcze raz (do 7 dni roboczych od daty wpłynięcia zaliczki). Jeśli cena biletu mieści się w założonym limicie, Biuro kupuje bilety bez dodatkowych ustaleń z Klientem. Jeśli cena biletu na samolot wzrośnie powyżej wyznaczonego limitu, zamawiający wycieczkę ma prawo wyrazić zgodę na podniesienie ceny wycieczki (zgoda może być wysłana z podanego w umowie adresu e-mail: …………………..), lub zrezygnować z wycieczki, i uzyskać 100% zwrot wpłaconych za wycieczkę pieniędzy. Czyli w przypadku wzrostu ceny biletu na samolot do poziomu nie akceptowanego przez zamawiającego, całą umowę uważa się za niebyłą, a wszystkie środki wpłacone przez zamawiającego jako zaliczka, zostaną mu zwrócone na konto w ciągu 3 dni od daty rezygnacji zamawiającego z wycieczki (rezygnacji z powodu wzrostu cen biletu).
Jeśli okaże się, że bilety na samolot kosztowały mniej niż założony limit, różnica między realną sumą za jaką zostały kupione, a założonym limitem automatycznie zmniejsza wartość całej wycieczki od osoby. Różnica taka zostanie odjęta od 2 wpłaty za wycieczkę, o tyle ją zmniejszając. Gdyby bilet na samolot był droższy niż zakładano, a klient wyraził zgodę na zakup takiego biletu, różnica w cenie zostanie również doliczona do 2 wpłaty i automatycznie o taką wartość podniesie koszt całej wycieczki od osoby."

Wydaje nam się, że taki zapis w umowie jest uczciwy wobec klientów. Klient podejmuje decyzję ile chce maksymalnie za bilety zapłacić, a jednocześnie ma prawo wycofać się z wycieczki nie tracąc ani złotówki, gdyby okazało się, że nagle bilety na samolot bardzo zdrożały. Jednocześnie, jeśli uda się kupić bilety taniej, różnica również wraca do klienta.
W wypadku wycieczek samolotowych zawsze pierwszą wpłatą (zaliczką) jest założona cena przelotu dla całej grupy, obliczona według powyższych informacji. I pierwsze co zawsze robimy, to jest właśnie zakup biletów na samolot. Więc już na początku organizacji wycieczki rozstrzyga się sprawa ostatecznej ceny za bilety, jaką przyjdzie klientowi zapłacić. 

Zapraszamy na wspólne wycieczki szkolne samolotowe! Pomożemy Wam zorganizować taką wycieczkę, a jeśli są jeszcze jakieś wątpliwości w tej kwestii, zapraszamy do kontaktu.